若手社会人のうちは、自分で完結できる仕事よりも、上司に書類を確認してもらったり、判断を仰いだりする場面が多いと思います。

でも、いざ上司に話しかけようとすると「忙しそうだから申し訳ないな」とためらってしまうかもしれません。

とはいえ、仕事を進める上での「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」は大切ですよね。

そこでこの記事では、「いつどうやって話しかけるのが正解なんだろう？」という疑問を解消し、上司とのコミュニケーションを円滑にするためのヒントを探っていきます。

上司に話しかけるのが緊張する

社会人1年目のころ、わたしも上司に話しかけるのが苦手でした。

もともと他人の言動や感情の変化に敏感ということもあり、声をかけようとするたび、余計なことまで考えてしまっていたんです。

「あの案件のトラブルでピリピリしていそうだな」
「もうすぐ会議が始まる時間だし、いまはやめておこう」

そんなふうに相手の状況を先読みしすぎて、結局タイミングを逃し続ける日々でした……。

その結果、メンターからは「あなたは報告・連絡・相談（ホウレンソウ）ができていない。社会人の基本だよ」と注意を受けてしまうこともありました。

「タイミングがむずかしいだけなのに……」というモヤモヤによく悩まされたものです。

社会人4年目になったいま、当時を振り返って思うのは「用事があるなら、上司に話しかけるのに過度な遠慮はいらない」ということです。

もちろん、相手の状況を考えずに突撃するのはよくありません。

でも必要なのは「配慮」であって、「遠慮」ではないと学びました。

部下がどのような状況にあり、仕事がどこまで進んでいるのかを把握することは、管理職としての業務の一部です。

わたしが「申し訳ないから」と遠慮して報告が漏れれば、上司は正しい判断ができず、チーム全体に悪影響が出てしまうかもしれません。そこで取り入れたのが、話しかける前の「クッション言葉」と「お伺い」のセットです。

「〇〇の件でご報告があるのですが、いまお時間よろしいでしょうか？」とワンフレーズ添えるだけで、上司も「大丈夫だよ」「会議の後でもいいかな？」など、返事がしやすくなります。

相手の状況を尊重しつつ、必要な情報を伝えるハードルがぐっと下がったと思います。

どうして緊張するんだろう

上司に声をかけるとき、なぜわたしたちは緊張してしまうのでしょうか？ここでは3つの理由について考えてみます。

「相手の時間を奪うこと」に
罪悪感があるから

上司って、常に何かの仕事に追われているように見えませんか？そんな中、自分のことで上司の手を止めさせてしまうことに、強い申し訳なさを感じてしまうパターンです。まじめな人ほど「自分で解決すべきではないか」「邪魔をしてはいけない」と自分を律しすぎてしまうのでしょう。

経験の差を感じているから

上司は社会人経験が長いベテランです。自分にとっては一大事な内容でも、上司からすれば「そんなこともわからないのか」と思われてしまうのではないか……という気持ちが隠れている気がします。相手を尊敬しているからこそ、自分の未熟さが表れてしまうことに不安を感じているのではないでしょうか？

否定や拒絶のリアクションを
恐れているから

もし話しかけたときに「いま忙しいから後にして！」と冷たくあしらわれたら……。そんな過去のトラウマや、想像上のネガティブな反応を恐れて、防衛本能が働くこともあると思います。一度でもタイミングを間違えて注意された経験があると、次の一歩を踏み出すのが極端に怖くなってしまいますよね。

声のかけ方や
タイミングのヒント

上司への緊張を克服するために、明日から試せる3つのヒントをご紹介します。

可否を必ず確認する

いきなり本題に入らず、まずは相手の状況を確認しておきましょう。「いまお時間よろしいでしょうか？」という一言は、「あなたの状況を尊重していますよ」というメッセージにもなります。もし断られたとしても、「いまは物理的に時間が取れない」というだけなので、傷つく必要はまったくありませんよ。

用件と所要時間を先に伝える

「〇〇の件で3分ほどお時間いただけますか？」というように、何についての話で、どれくらい時間がかかるのかを伝えましょう。先行きが見通せると、忙しい上司も「それくらいなら大丈夫だよ」と判断しやすくなります。結論から話す習慣をつけることで、コミュニケーションの効率もアップするはずです。

事前にスケジュールを確保しておく

対面で声をかけるのがどうしてもむずかしい場合は、ツールの力を借りてみましょう。チャットで「本日、〇〇の件でご相談したいのですが、ご都合のつくお時間はありますか？」と送ることで、上司の空き時間に返信をもらえます。また、上司の状況を確認したうえで、カレンダーに予定を入れておくのも一つの方法です。