新年度が始まり、社会人としての第一歩を踏み出した方も多い時期ですね。

ここ数年のビジネスシーンにおいて、オンライン会議はもはや欠かせないツールとなっています。

でも、いざ「オンライン会議に参加して」と言われると、「何分前に入ればいいの？」「背景はどうすれば？」など、対面とは違うルールに戸惑い、不安を感じるかもしれません。

そこでこの記事は、社会人4年目を迎えたわたしから、オンライン会議のマナーをご紹介します。

しっかり基本を押さえて、安心して会議に臨みましょう！

オンライン会議に
はじめて参加します

わたしが社会人になったのは2018年。

まだ新型コロナウイルス感染症が流行する前で、会議といえば会議室に集まるのが当たり前でした。

その後、完全リモートワークの仕事に転職したことで、わたしの生活はあらゆる会議にオンラインで参加するスタイルへと一変しました。

はじめてオンライン会議に参加したとき、真っ先に悩んだのが「何分前に入室すれば正解なの？」ということでした。

対面なら5分前行動がマナーだと思います。

でも、オンラインで5分前に入室すると、そういうときに限ってパソコンの不具合やネットワークトラブルが起きたりするんですよね……。

試行錯誤の末に編み出したのは「10分前チェック」でした。

10分前に一度入室し、パソコンの状態や背景、マイクを確認してから一旦退出する（あるいはカメラ・マイクオフで待機する）という方法です。

何事も余裕を持って準備を整えておけば、いざ会議が始まったときに落ち着いて発言できる気がします。服装やメイクにも悩みました。

自宅だからといってだらしなく見えないよう、首もとがよれていないか、清潔感があるかをチェックしておきます。

さらに画面越しだと顔色が暗く見えがちなので、口紅をいつもより濃く塗ることをマイルールにしています。

自分なりのルーティンを作ってしまえば、いつでもしゃんとした気持ちでオンライン会議に参加できますよ。

押さえておきたい基本マナー

オンライン会議を円滑に進めるために、新社会人がまず意識すべきポイントをまとめました。

身だしなみを整え、背景にも配慮する

オンライン会議では、画面に映る姿が第一印象です。寝癖はないか、パジャマのような服装ではないか、必ず確認しましょう。また、背景に生活感が出すぎている場合、バーチャル背景やぼかし機能を使うのもマナーです。

会社名と名前を正しく記載する

入室前に表示名を確認してください。ニックネームではなく「会社名　氏名」のように設定することで、誰が参加しているか一目でわかり、スムーズに会話を始められます。はじめて参加するときは、会社での記載ルールがあるか、上司や先輩に聞いてみましょう。

原則としてカメラはオンにする

相手の表情が見えることは、安心感や信頼につながります。特に新入社員のうちは、顔を覚えてもらうことも仕事のひとつです。指示がない限りはカメラをオンにし、相手の話に頷くなど、しっかりリアクションを取りましょう。

話すときは「大きく・ゆっくり・はっきり」

通信環境により、オンライン会議では声がこもったり途切れたりすることがあります。そこで、発言するときは「大きく・ゆっくり・はっきり」を意識してみましょう。対面よりも少しトーンを上げ、ハキハキ話すことで、聞き手に意図が伝わりやすくなりますよ。

入退室時の挨拶を欠かさない

入室時は「おはようございます」「本日はよろしくお願いいたします」と一言添えましょう。会議が終わって退出するときも「ありがとうございました」「失礼いたします」と挨拶します。一呼吸置いてから退出ボタンを押すと、より丁寧な印象を与えると思います。

こんなときはどうする？

オンライン会議にハプニングはつきものです。もしものときも慌てないための対処方法を知っておきましょう。

電波が悪くなったとき

突然音声が途切れたり、画面が固まってしまったら、焦らずにチャット機能を活用しましょう。「電波の状態が悪いため、一度退出して入り直します」など、ほかの参加者に伝えてください。無言で退出すると印象が悪くなってしまうため、チャットで報告するのがおすすめです。

急にお手洗いに行きたくなったとき

どうしても我慢できないときは、例えば、チャットで「急用により3分ほど離席します」と送信し、カメラとマイクをオフにしてから離席するなど、素直に上司や進行役に伝えましょう。戻ったときもチャットで一言報告すると丁寧ですね。

予定の時間に相手が来ないとき

オンライン会議のURLに入っても相手が現れない場合は、まず日時やURLが正しいか確認します。間違っていなければ、5分ほど待ってからリマインドの連絡を入れましょう。「本日〇時からお打ち合わせの予定でしたが、お間違いないでしょうか？」など、メールやチャットでやさしく伝えてみてください。